- 职务名称
- 机管局二级行政助理
- 12个月的范围
- 22
- 范围10个月
- 19
- EEO类别
- B
- 谈判单位
- U
- 工作总结
- 在州立大学二级或以上主任的指导下, is responsible for coordinating the support work and performing the routine professional functions necessary to the office or program operations and for serving as principal assistant in administrative matters; does related work as required.
- 要求-学历
- 毕业于指定机构认定的具有学士学位或同等学历的认可学院.
- 要求-经验
- 在高等教育机构担任教员或教育管理人员两年以上的工作经验, 高等教育或其他相关领域或同等学历，由任命机关确定. 不具备所需教育背景的申请人可以按年代替指定的经验. (30个学分被认为是一年的大学.)
硕士学位可以代替两年的工作经验.
- 工作实例
-
- Assists in the preparation and coordination of reports for internal or external distribution; insures that information is collected, 集成, compiled and analyzed in a timely manner; per形式 research as required.
- 安排会议，准备议程，确保准备和分发会议记录.
- 为委员会提供支援服务，包括安排会议室, 收集材料, 分析需要确定的项目并建议适当的行动.
- 与提供数据处理等支助服务的组织单位协调并保持联络, 会计, 采购, 印刷及人员.
- 协助制定组织安排, performance criteria and administrative procedures to help achieve organizational goals; provides recommendations as requested.
- Investigates administrative and organizational problems for the executive or administrative officer; assists in developing and implementing solutions; provides recommendations as requested.
- As directed collects data for the annual budget request; monitors office expenditures.
- 协助建立系统和程序.
- 按要求代表行政或执行人员.
- 在完成指定任务的过程中与学院和其他组织的员工合作.
- 跟进行政主管的决定和/或指令，确保执行和/或完成.
- Per形式 studies or investigation; makes recommendations for appropriate action.
- 加快和协调项目或单位的支持服务，如维护, 修复, 物资及邮件.
- 协助协调办公室运作，包括文书工作, 形式, 空间, 办公设备并提出改进建议.
- 面试办公室访客, 回应询问或请求, 并就需要行政主管亲自注意的事项向行政主管提出建议.
- 管理办公室图书馆.
- 准备对应.
- 监督和/或维护必要的记录和文件.
- 知识、技能和能力
-
- 对现代管理原则和技术及其应用有广泛的了解.
- 能够在高等教育中获得广泛的理念、目标和组织知识.
- 能够了解学校的政策和程序.
- 能够掌握学院组织和运作的知识.
- 对办公室管理的原则、程序和技巧有一定的了解.
- 对预算计划和发展的基本原则有基本的了解.
- 能够解除行政长官的操作和行政细节.
- 能够协调办公室运作.
- 能够协助准备包括收集在内的报告, 集成, 编译, 并从几个来源分析数据.
- 能够安排会议并准备议程.
- 能够为委员会提供支持，包括安排会议室, 收集, 分析所需材料并提出适当的建议.
- 能够与提供支持服务的组织单位建立并保持联系.
- 能够与管理人员和员工建立并保持合作关系.
- 能够协助规划组织安排，制定绩效标准和行政程序.
- 能够调查行政和组织问题，并协助制定和实施解决方案.
- 能够收集预算要求的数据并监控办公室支出.
- 能够协助建立系统和程序.
- 能够按要求代表执行或行政官员.
- 执行主管的决定和指示的能力.
- 能够进行日常研究或调查，并就适当的行动提出建议.
- 能够加快和协调办公室的支持服务，如维修, 维修, 供应, 和邮件.
- 准备信函的能力.
- 能够监督和/或维护重要的记录和文件.